首先我们先来区分一下不符合性质的判别原则。
1、判别原则
严重不符合：
a) 系统性不合格，如记录控制，质量部、销售部、采购部等均控制混乱。
b) 区域性不合格，如质量部文件管理、不合格控制、检验试验等控制混乱，整个部门主控要素均符合性差。
c) 造成严重质量后果没有采取有效措施，如产品检测误判，造成批量不合格，直接损失很大，甚至造成客户投诉。
一般不符合：
随机的、孤立的、偶发的，易关闭的不合格。
2、不符合项分类
标准没有规定开出的不符合报告一定要分类。通常为了便于管理，是分类的。要不要分类，如何分类，通常在内审程序文件中加以规定。
不符合项如何分类。要看您做什么审核。过程审核、产品审核和体系审核对不符合项的分类是不同的。通常对产品审核、过程审核可以按照该不符合后果严重性来判定；而对于体系审核，不是根据后果严重性来分类的。通常根据是否是系统性的不符合来判定的。如果是系统性不符合，就是严重不符合；不是系统性不符合，就是一般不符合。
3、系统性不符合
什么叫系统性不符合？就是标准有一条，或一款要求没有得到落实。整个体系中没有规定如何执行满足标准要求的；就是主要不符合。
譬如，程序文件规定文件发放前要批准。您没有规定如何做的，或者规定了，实际上没有按照规定做。多处发现不符合，这就是严重不符合。如果有了规定，总的在执行，个别地方出了差错，就是一般不符合。
4、纠正不符合
无论是严重不符合还是一般不符合，都有可能会给组织带来严重的后果。在纠正措施上应当一视同仁，不应当有所不同，都必须完善体系。
严重不符合是系统不符合，往往需要管理者负责来完善体系，一般不符合有可能是某主管来采取纠正措施。
5、合理评判
当审核发现不符合，如果内审认为是严重不符合，必须由管理者出面才能解决，为了避免麻烦，就不开不符合报告，或者降低为观察项，这是不应该的。
6、什么情况会被判为严重不符合项？
严重不符合：有下列情况之一的，即构成严重不符合：
a) 系统性失效或失控，某些关键过程发生量大面广的不符合。如对大部分销售合同未进行评审，一年内未做过内审等；
b) 区域性失效或失控，如某个场所、部门游离于体系以外，严重影响组织的体系运行有效。
c) 明知故犯，造成严重后果的。如产品经检验不合格，但未采取措施仍按合格品出厂。
d) 同一部门不符合同一条款的多个要素。
e) 多个部门不符合同一条款的某个要素。
f) 严重影响产品质量的问题没及时解决。
7、什么情况会被判为一般不符合项？
一般不符合（轻微不符合）：有下列情况之一的，可定为一般不符合：
a) 个别的孤立的不符合项，未对产品质量造成明显影响。
b) 文件偶然没被遵守，后果不太严重。
c) 对系统不会产生重大影响的不符合。
8、什么情况会被判为观察项？
观察项：有下列情况之一的，可定为观察项：
a) 已发生了问题或出现了潜在的苗头，但尚未构成不符合，继续发展有可能成为不符合，需要提醒的注意事项。
b) 事实已构成不符合项，但性质较轻微。
c) 可能不符合但是没有发现客观证据，这种情况可继续追问，直到发现客观证据，否则不能进行主观的判定符合或者不符合。